Daniela Ich weiß noch genau, als ich meine ersten Schritte in die Selbstständigkeit gemacht habe, wollte ich möglichst viele Prozesse automatisieren. Es ist schließlich ein tolles Gefühl, wenn Aufgaben sich von allein erledigen und Dokumente am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Das macht vieles deutlich einfacher und entspannter.
Heute, knapp 5 Jahre später kann ich dir einige tolle Ansätze mit auf den Weg geben, die deine Selbstständigkeit digitalisieren.
Dabei habe ich mir 8 Tools rausgepickt, auf die ich im Laufe meiner Selbstständigkeit als Blogger bei Digital Affin gestoßen bin.
Bestimmt kennst du noch nicht alle!
Inhaltsverzeichnis
1. Loom – Video-Feedback für Kunden und Mitarbeiter
Manchmal ist etwas schneller gesagt und erklärt, als schriftlich am Bildschirm abgetippt. Bei mir ist das oftmals der Fall, wenn es um Aufgaben für meine Mitarbeiter oder für Freelancer geht und ein Briefing erstellt werden soll.
Mit Loom kann ich dieses Briefing dann direkt am Bildschirm als Video aufnehmen und über einen Link teilen.
Der Prozess sieht so aus, dass ich Loom als Desktop-Anwendung auf meinem Mac habe. Du kannst aber auch die Chrome-Extension dafür verwenden. Dann wählst du aus, ob du nur den Bildschirm aufnehmen möchtest oder ob du auch gleichzeitig per Video in der Ecke in einem kleinen Kreis zu sehen sein willst.
Du klickst auf Aufnahme und nimmst ganz entspannt ein Video auf.
Ohne dieses Tool sahen meine Feedbackprozesse viel umständlicher und zeitaufwendiger aus.
2. MarkUp – Feedback-Tool für weniger Missverständnisse
Ein weiterer spezieller Einsatz im Bereich Feedback wird dann noch mit dem Tool MarkUp verbessert. Hier geht es darum, dass Kunden mir Feedback zurückgeben können.
Ich arbeite bei meinem zweiten Unternehmen Inboundly daran, Websites zu erstellen und Kunden ein funktionierendes Marketing-System einzurichten. Bei dieser Aufgabe ist Kundenfeedback sowas von wichtig, damit die Ergebnisse am Ende auch den Vorstellungen und Wünschen des Kunden entsprechen.
Mit MarkUp kann direkt auf einer Website oder auf einem hochgeladenen PDF Notizen gemacht werden. Das funktioniert in etwa so, dass du auf genau den Fleck auf der Website klickst, zu dem du Feedback geben möchtest. Und dort lässt sich dann eine Notiz markieren.
Feedback ist somit punktgenau und es kommt zu deutlich weniger Missverständnissen.
Bevor ich das Tool eingesetzt habe, hatte ich Feedback oftmals in E-Mails zusammengeschrieben bekommen und durfte dann überlegen oder raten, was konkret gemeint war.
Eventuell kennst du diese Situation ja, denn Feedback gibt es im Dienstleistungsgeschäft ja in allen möglichen Bereichen.
3. Getmyinvoices – Rechnungen automatisiert sammeln
Lass uns jetzt einmal über Buchhaltung und Belege bzw. Rechnungen sprechen. Ein Buchhaltungsprogramm ist meiner Meinung nach absolut Standard, wenn du dich selbstständig machst.
Falls du also noch mit Word Rechnungen schreibst, schau dir sofort einmal LexOffice oder vergleichbare Tools an. Damit ist dein Rechnungsprozess professionalisiert.
Ich möchte hier allerdings auf ein weiteres Tool eingehen, das ich zur Vorbereitung meiner Buchhaltung nutze. Es heißt Getmyinvoices und es sammelt alle Rechnungen ein und legt diese automatisch in LexOffice, meinem Buchhaltungsprogramm, ab.
Das funktioniert so, dass du in Getmyinvoices die Portale angibst, von denen du regelmäßig Rechnungen bekommst, die du dann für die Buchhaltung brauchst.
Das Tool lädt diese automatisiert herunter und leitet sie weiter. Du musst dich also nicht mehr monatlich in X Tools einloggen und manuell die Rechnungen zusammensuchen.
Beispielsweise nutze ich das für Rechnungen von Google Ads, von Zoom, von ahrefs, usw. Alles Tools bei denen monatlich ein Beleg entsteht.
4. Commitly – Cashflow im Blick behalten
Bleiben wir beim Thema Finanzen. Mit Commitly kannst du deine Liquidität als Unternehmen sicherstellen und im Auge behalten. Bei mir ist es so, dass immer mal wieder im Jahr höhere Ausgaben anstehen, wie zum Beispiel eine Jahreszahlung für eine Software.
Um auch in diesen Zeiten genügend Geld auf dem Konto zu haben ist es gut zu wissen, wann wird wie viel abgebucht und wie entwickelt sich mein Kontostand in der Zukunft.
Der Fachbegriff ist hier Cashflow-Planung und wird auf jeden Fall wichtiger, je größer du wirst. Das Tool wird mit deinem Bankkonto über eine Schnittstelle verbunden und visualisiert somit die Vorgänge auf deinem Konto. Durch schnelle Kategorisierung oder durch individuelle und automatisierte Regeln kannst du deine Ausgaben und Einnahmen festlegen und siehst genau wie es um dein Unternehmen bzw. deine Selbstständigkeit steht.
So lässt sich die Zukunft besser planen und als Unternehmer hast du ein besseres Gewissen und kannst ruhig schlafen.
Ich habe über die Erfahrungen mit Commitly auch einen eigenen Blog-Artikel geschrieben.
5. SpatialChat – Virtuelle Events organisieren
Webinare kennst du sicherlich schon oder? Das Ganze wurde nun durch die Pandemie einen Schritt weiter entwickelt. Es geht dabei um virtuelle Events.
Ich finde diesen Ansatz so spannend, weil du richtige Dynamik und Interaktion von Teilnehmern auf dem Bildschirm erzeugen kannst. So findet nicht einfach nur das Zuschauen eines Vortrags statt sondern Teilnehmer können sich auch untereinander austauschen und besseres Feedback dem Referenten gegenüber geben.
Für deine Selbstständigkeit kannst du mit diesem Tool selbst Veranstaltungen organisieren, um Neukunden zu gewinnen oder um dich mit Bestandskunden zu einem Workshop zu verabreden.
Die Möglichkeiten sind riesig. Mit Digital Affin haben wir uns sogar als technischer Veranstalter auf diese neue Art der Online Events spezialisiert und unterstützen bei der Organisation und Umsetzung.
Du siehst, neue Tools können auch neue Geschäftsmodelle und Möglichkeiten bedeuten.
6. Neuroflash – Automatisch Texte schreiben lassen
Content Marketing ist mein tägliches Brot. In diesem Umfeld gibt es mittlerweile auch Tools, die das vereinfachen bzw. darin unterstützen. Und zwar wurden mit künstlicher Intelligenz sogenannte KI Text Generatoren erschaffen, die für dich automatisch Texte für Social Media, für den Blog, für Newsletter und vieles mehr schreiben können.
Das Tool, welches ich dir hier vorstellen möchte, heißt Neuroflash und kommt aus Deutschland. Du musst der KI de Tools ein Briefing vorgeben, über was ein Text verfasst werden soll und darauf hin schreibt die magische Feder einen Absatz oder Beitrag.
Das ist auf den ersten Blick total verrückt, klappt allerdings echt gut.
Du darfst natürlich nicht mit der Erwartung rangehen und sagen, du hättest gern einen Fachartikel mit 2000 Wörtern und klickst nur auf einen Knopf.
Es entsteht hier eine ganz neue Arbeitsweise, wie Texte geschrieben werden können und wie du durch ein Tool an neue Inspiration kommst.
7. Circle.so – Schaffe eine virtuelle Gemeinschaft
Das Thema Community ist bei der Selbstständigkeit ein ganz wichtiger Faktor. Über den Citizen Circle als ortsunabhängige Business-Community wurde hier ja bereits geschrieben.
Dabei ist ein Forum bzw. Mitgliederbereich ein wichtiger Bestandteil. Wenn du dich auch für so etwas interessierst, dann ist das Tool Circle möglicherweise echt spannend für dich.
Du kannst nämlich eine eigene Community aufbauen und hast für diese alle wichtigen Funktionen bereits in einer Lösung zusammen. Mitglieder können chatten, können Beiträge posten und sich austauschen und weitere Inhalte lassen sich strukturiert darstellen.
Ob die Community dann kostenpflichtig ist oder du diese kostenfrei zur Verfügung stellst ist dir überlassen.
8. Tango.us – strukturierte Prozesse und Workflows
Kommen wir final nochmal auf Prozesse und Workflows in der Selbstständigkeit zu sprechen. Wenn du etwas fortgeschritten bist, dann gelangst du an den Punkt, an dem es um das Abgeben von Aufgaben geht.
Du kannst als Selbstständiger nicht alles alleine machen und daher gehört Outsourcing mit dazu. Wenn du ToDos an einen Profi abgibst, dann kennt dieser sich gegebenenfalls bereits mit der Materie aus.
Möchtest du aber ganz gezielt einzelne Aufgaben abgegeben, die sich bei dir im Unternehmen ergeben haben und die Abwicklung der Aufgabe ist immer gleich, so musst du den Freelancer oder die VA erst noch briefen.
Das kannst du sehr schön mit Tango machen. Das Tool ist darauf spezialisiert, dass es Prozesse dokumentiert und in Bild und in Text festhält. Damit lässt sich eine sehr schöne und verständliche Anleitung erstellen, wie etwas abzuarbeiten ist. Und jeder der die Anleitung dann hat, kann das nachmachen.
Fazit: Keine Angst vor zu vielen Tools – sieh den Mehrwert und hol das beste für dich raus
Software erleichtert die Selbstständigkeit in so vielen Bereichen. Es kommt für dich nur darauf an, dass du diese bestmöglich einsetzt.
Wie viele der hier vorgestellten Software-Tools hast du bereits gekannt?
Weil Software heutzutage stark darauf ausgerichtet ist, ein Problem oder eine Herausforderung zu lösen, kannst du genau abwägen, ob es für dich passt und ob sich deine Prozesse mit dem Einsatz vereinfachen.
Die meisten Tools kannst du vorher testen und zudem monatlich kündigen, weshalb du weiterhin flexibel bleibst.
Schreib mir in die Kommentare gerne, welches der genannten Tools du für die Zukunft mal ausprobieren wirst?
Über den Autor
Jan ist Unternehmer, Blogger und seit knapp 5 Jahren selbstständig im Online Business Bereich. Anfangs noch als Solopreneur arbeitet er heute mit seinem Teams aus 5 Leuten an unterschiedlichen Online-Projekten. Tools und Software sind mit Digital Affin dabei ein Schwerpunkt und genau sein Thema.
